Wat is Jaarrekening?

Jaarrekening:

De jaarrekening geeft een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een bedrijf. Het bestaat uit een balans, een resultatenrekening of winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en in bepaalde gevallen een accountantsverklaring. Meestal wordt de jaarrekening opgenomen in het jaarverslag en daarmee bekendgemaakt.

Toelichting

De jaarrekening geeft een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een bedrijf. Het bestaat uit een balans, een resultatenrekening of winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en in bepaalde gevallen een accountantsverklaring. Meestal wordt de jaarrekening opgenomen in het jaarverslag en daarmee bekendgemaakt.

De volgende jaarrekeningen kunnen worden onderscheiden:

• Interne jaarrekening;
• Geconsolideerde jaarrekening;
• Enkelvoudige jaarrekening.

Deponering Iedere jaarrekening moet in principe binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar worden vastgesteld door de algemene vergadering van aandeelhouders en gedeponeerd bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. In bijzondere omstandigheden kan vaststelling om zwaarwichtige redenen met 6 maanden worden uitgesteld. De uiterste datum voor deponering is dertien maanden. Nalatigheid in deze is een economisch delict op grond van de Wet Economische Delicten. Dat laatste klinkt erger dan het in de praktijk is. Er wordt door de overheid een zeer lage prioriteit gegeven aan het niet of niet-tijdig deponeren van jaarstukken. De Economische Controle Dienst (ECD) treedt nauwelijks op.

In het geval de jaarsstukken niet gedeponeerd zijn of de onderneming de administratie niet op orde heeft, kan er wel een extra gevolg zijn. Belandt de onderneming in een faillissement, dan kunnen de bestuurders voor het tekort worden aangesproken door de curator. In bijzondere gevallen voor uitstel van deponering kan men zich wenden tot het Ministerie van Economische Zaken.

De jaarrekening moet worden ondertekend door alle directeuren/bestuurders en leden van de Raad van Commissarissen. Als de jaarrekening wordt gedeponeerd, moet daarop een vermelding worden gemaakt vande datum van vaststelling: "Deze jaarrekening is vastgesteld op...".

Aandeelhouders Bij het opstellen van jaarrekeningen voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, BV of NV moet er intensief worden samengewerkt met de aandeelhouders. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders moet formeel de volgende besluiten nemen:

Goedkeuring geven/accepteren dat de onderneming gebruik zal maken van de uitzondering op de consolidatieplicht ex 2:408 BW.
Goedkeuring geven/accepteren dat een onderneming haar jaarrekening opstelt in een taal anders dan het Nederlands ex 2:362 lid 7 BW.
Goedkeuring geven/accepteren dat de onderneming de opstellingstermijn van de jaarrekening verlengd met 6 maanden om een gewichtige reden ex 2:210 BW.
De AVA moet de jaarrekening vaststellen voordat deze wordt gedeponeerd ex 2:210 lid 3 BW

Wie moeten een jaarrekening deponeren?
De volgende organisaties moeten hun jaarrekeningen ter inzage leggen bij de Kamer van Koophandel:

• besloten vennootschap (ook zonder activiteiten);
• naamloze vennootschap (ook zonder activiteiten);
• coöperatie;
• onderlinge waarborgmaatschappij;
• banken;
• vennootschap onder firma;
• commanditaire vennootschap, wanneer alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
• buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland;
• formele buitenlandse vennootschap;
• vereniging en stichting met ondernemingsactiviteiten en een netto-omzet van tenminste ?4,4 miljoen in twee opeenvolgende boekjaren (?3,65 miljoen voor boekjaren tot en met 2005).

Andere deponeringsplichtigen
Deze publicatieplicht geldt ook voor een vennootschap onder firma (VOF) en een commanditaire vennootschap (CV) waarbij de vennoten kapitaalvennootschappen naar buitenlands recht zijn, voor diverse buitenlandse vennootschappen en voor grotere commerciële verenigingen en stichtingen.

De volgende buitenlandse rechtspersonen moeten deponeren:

• Buitenlandse rechtspersonen binnen de EU.
  In alle lidstaten geldt een deponeringsplicht. Als er een (neven)vestiging is in Nederland, dan moeten ook de jaarstukken van deze rechtspersoon, in de vorm zoals zij openbaar zijn gemaakt in het land van herkomst, bij het Nederlandse handelsregister waar de (neven)vestiging is ingeschreven, worden gedeponeerd in het Nederlands, Duits, Engels of Frans.;
• Buitenlandse rechtspersonen buiten de EU.
  Voor rechtspersonen buiten de EU met een (neven)vestiging in Nederland geldt dat er gedeponeerd moet worden voor zover er in het land van herkomst ook een deponeringsplicht is. Wanneer dit het geval is, dan dienen de jaarstukken, in de vorm zoals zij daar openbaar zijn gemaakt, bij het Nederlandse handelsregister te worden gedeponeerd. Dit moet gebeuren in het Nederlands, Duits, Engels of Frans.;
• Formeel buitenlandse rechtspersonen.
  Ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschappen vallen, moeten de volgende stukken publiceren:
  - een jaarrekening opgemaakt volgens de Nederlandse bepalingen;
  - een jaarrekening opgemaakt conform het toepasselijke buitenlandse recht, voorzover dat publicatie vereist.

Verenigingen en Stichtingen
De publicatieplicht geldt ook voor verenigingen en stichtingen waarop de onderstaande criteria van toepassing zijn:

• als zij één of meer ondernemingen in stand houden, die volgens de wet in het handelsregister moeten worden ingeschreven;
• waarvan de netto-omzet van deze ondernemingen gedurende twee opeenvolgende jaren zonder onderbreking tenminste ? 4,4 miljoen bedraagt (?3,65 miljoen voor boekjaren tot en met 2005).

Welke ondernemingen hoeven geen jaarrekening te deponeren?
De volgende ondernemingen hoeven geen jaarrekeningen te deponeren:

• eenmanszaak, vennootschap onder firma en commanditaire vennootschap;;
• vereniging en stichting zonder ondernemingsactiviteiten of met ondernemingsactiviteiten die minder dan ?4,4 miljoen netto-omzet voortbrengen (?3,65 miljoen voor boekjaren tot en met 2005);;
• maatschap en overheidslichamen;
• dochtermaatschappij, waarbij de moedermaatschappij consolideert.
  Er moeten een instemmingsverklaring en een aansprakelijkheidsverklaring aanwezig zijn bij de dochtermaatschappij in plaats van een jaarrekening. De groepsjaarrekening moet gedeponeerd worden door de moedermaatschappij;;
• buitenlandse vennootschap (geen formele buitenlandse vennootschap), die niet in het land van oprichting hoeft te deponeren.

De instemmingsverklaring en groepsvrijstelling
Hierboven is aangegeven welke rechtspersonen verplicht zijn te deponeren. Door middel van een groepsvrijstelling kunnen rechtspersonen worden ontheven van deze plicht (art. 2: 403 BW). Dit is alleen mogelijk als een rechtspersoon aan de volgende eisen voldoet:

De moedermaatschappij moet zich schriftelijk aansprakelijk stellen voor de schulden die voortvloeien uit de rechtshandelingen van de betreffende rechtspersoon (aansprakelijkheidsverklaring); De leden of aandeelhouders moeten na aanvang van het boekjaar en voor de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening schriftelijk verklaren dat zij instemmen met afwijking van de voorschriften (instemmingsverklaring); De geconsolideerde jaarrekening moet worden gedeponeerd of er wordt een verwijzing naar het kantoor van het handelsregister in Nederland waar zij is neergelegd gedeponeerd.
Als de laatste deponering een instemmingsverklaring is, moet de geconsolideerde jaarrekening bij de aansprakelijke moeder gezocht worden.

Overige vrijstellingen

• Ontheffing Minister Economische Zaken Als het technisch niet mogelijk is een jaarrekening samen te stellen, is het mogelijk een vrijstelling te krijgen voor het opmaken van de jaarrekening. Deze ontheffing wordt alleen bij uitzondering verleend, bijvoorbeeld bij fraude, Vervreemden van boekhouding of brand. De eisen voor de openbaarmaking bij het handelsregister gelden dan niet. In plaats van de jaarrekening wordt een afschrift van de ontheffing bij de Kamer van Koophandel neergelegd.
  Een verzoek voor ontheffing kan worden gestuurd aan SenterNovem (namens het Ministerie van Economische Zaken): Postbus 93144 2509 AC Den Haag Tel. nr.: (070) 373 50 00;
• Ontheffing door De Nederlandsche Bank (DNB o.g.v. art.2:425 BW) Sinds boekjaar 1993 deponeren de Rabobanken, Boerenleenbanken en Raiffeisenbanken niet zelfstandig een jaarrekening. Er is een ontheffing gedeponeerd en voor de cijfers wordt er verwezen naar de groepsjaarrekening van Rabobank Nederland. Voor meer informatie over de ontheffingen kunt u terecht bij uw Kamer van Koophandel.;
• Pensioen B.V.´s Voor zogenaamde pensioen- en stamrecht B.V.´s kan worden volstaan met deponering van een accountantsverklaring volgens artikel 2: 396 lid 8 uit het Burgerlijk Wetboek. Dit geldt overigens alleen voor een rechtspersoon die: - tot de klasse 'klein bedrijf' behoort - geen winst als doel heeft; - de balans met toelichting aan schuldeisers en houders van aandelen in zijn kapitaal of van certificaten daarvan op hun verzoek onmiddellijk toezendt of het ter inzage geeft bij het handelsregister.

In plaats van de jaarrekening wordt er jaarlijks een accountantsverklaring conform art. 2: 396 lid 8 Burgerlijk Wetboek van een openbaar account gedeponeerd, waarin is vermeld:

• dat de rechtspersoon in het boekjaar geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving;
• dat artikel 396 Burgerlijk Wetboek op hem van toepassing is.

Wanneer moet er worden gedeponeerd?
Alle BV's en NV's zijn verplicht hun (vastgestelde) jaarrekening elk jaar te deponeren bij de KvK. Voor BV´s en NV´s met een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar, gelden hiervoor de volgende termijnen:

Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. Op grond van bijzondere omstandigheden, kunnen de aandeelhouders het bestuur hiervoor uitstel verlenen. Het maximale uitstel is zes maanden. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar.

De vastgestelde jaarrekening moet binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK. Als de jaarrekening (nog) niet is goedgekeurd door de aandeelhouders, dan moet de directie de opgemaakte jaarrekening uiterlijk zeven maanden (en bij maximale verlenging dertien maanden) na balansdatum deponeren bij de KvK.

Veel gestelde vragen mbt "Jaarrekening"